Duty of care bij zakenreizen

November 05, 2018

Je hebt deze term vast al eens voorbij zien komen als je je bezighoudt met het boeken van zakenreizen, maar wat is het nu precies?

Duty of care
Duty of care is de zorgplicht die een werkgever draagt voor alle werknemers die zakelijk reizen. Anders gezegd: de werkgever dient zorg te dragen voor het welzijn van een medewerker wanneer deze op reis is. Dit geldt vanaf het moment dat de reiziger zijn/haar huis verlaat tot aan het moment dat de reiziger het huis weer binnenstapt. In deze tijd kan er van alles gebeuren. Denk aan natuurrampen, ziekten of bijvoorbeeld politieke onrust.

Weet jij hoe je moet handelen wanneer de veiligheid of gezondheid van je collega, die op zakenreis is, in gevaar komt? Heb je enig idee waar hij of zij zich dan bevindt en kun je direct schakelen als er een calamiteit plaatsvindt?

Om juist te kunnen handelen in situaties als deze, is het van belang dat er binnen het bedrijf een ‘duty of care’ beleid bestaat om te voorkomen dat er pas over procedures wordt nagedacht wanneer er sprake is van een probleem.

Umbrella
Zorgvuldigheid is erg belangrijk als het gaat om de zorgplicht. Als gegevens van frequente reizigers goed genoteerd staan, voorkom je dat er verkeerde namen of spelfouten op de tickets komen te staan. Het kost tijd en geld om dit soort fouten te wijzigen. Wij werken sinds de ingang van de AVG-wet (25 mei) met Umbrella, een systeem dat het mogelijk maakt om zelf reizigersprofielen in te vullen. Hier lees je er meer over!

Ook is het van belang dat je als verantwoordelijke van de boeking inzicht hebt op waar de reiziger zich bevindt. Houd bijvoorbeeld een administratie bij van de reis, waarin je bestemming, vluchtnummers en adressen van hotels en restaurants opneemt.

Geen duty of care beleid binnen jouw organisatie? Je kunt bij ons een eenmalig lidmaatschap afsluiten voor de duur van de zakenreis of een jaarlidmaatschap als er sprake is van meer dan 20 reizigers binnen je onderneming. Dit lidmaatschap geeft je 24/7 toegang tot het Crisis Response Center indien sprake is van een vervelende situatie. Het CAP programma is geen verzekering, maar een programma dat de zorgplicht uit handen neemt.

Meer weten over Uniglobe riskmanagement? Stel je vraag via info@uniglobewestland.nl of bel naar 31-174-219245.

Afbeelding: Unsplash