Handige tips voor de zakelijke reiziger

Ga je regelmatig op zakenreis naar het buitenland en moet je hiervoor vaak lange afstanden afleggen? Dan kun je vast wel een aantal tips gebruiken die je helpen om goed voorbereid op zakenreis te gaan.

Sluit een goede zakelijke reisverzekering af
Juist als je veel reizen maakt naar het buitenland, is het belangrijk om een goede zakelijke reisverzekering te hebben. Een particuliere reisverzekering is hiervoor niet voldoende. Verdiep je vooraf in de voorwaarden van je reisverzekering, zodat je zeker weet dat je goed verzekerd vertrekt.
Met bijzondere aandacht moeten de voorwaarden van je reisverzekering vooraf bekeken worden. Zo weet je zeker dat zakelijk alles is meeverzekerd. Een doorlopende reisverzekering afsluiten lijkt, afhankelijk van het aantal zakelijk reizen dat je maakt, de meest logische keuze. Zeker als je meer dan eens per jaar op (zakelijke) reis gaat is dit makkelijk, zodat je een jaar lang niet naar je reisverzekering hoeft om te kijken. Mocht je er op het laatste moment achter komen dat je helemaal onverzekerd op reis gaat, dan kun je ook een kortlopende reisverzekering afsluiten via bijvoorbeeld een reisverzekering app. Dit is onder andere mogelijk bij de Rabobank, ideaal als je je reisverzekering vergeten bent. Check wel altijd of deze kortlopende reisverzekering alle mogelijke zakelijke calamiteiten dekt.

Koop een goede koffer
Voor een zakelijke trip naar het buitenland is het belangrijk dat je over een goede koffer beschikt. Er zijn diverse websites waar je zakelijke reiskoffers kunt kopen. In zo’n koffer kun je je laptop en alle andere zakelijke benodigdheden opbergen en makkelijk meenemen. Bij Bagageonline is een zeer ruime keuze te vinden in zakelijke koffers.

Is er Wi-Fi aanwezig op je hotelkamer?
Vandaag de dag kun je als ondernemer niet meer zonder internet. Je moet gemakkelijk verbinding kunnen maken met het thuisfront om zaken te bespreken. Daarom is een goede internetverbinding op je hotelkamer van groot belang. Onderzoek of er Wi-Fi in het hotel aanwezig is en of daar eventueel extra kosten aan verbonden zijn.
Zonder internet kunnen we inmiddels eigenlijk niet meer. Controleer daarom van tevoren of er Wi-Fi in je hotel aanwezig is, bij voorkeur op de kamer.  Probeer daarnaast de reviews hierover te lezen. Als het internet slecht is heb je nog weinig aan Wi-Fi in het hotel en hoef je niet in de onrustige lobby plaats te nemen. Probeer daarom altijd een hotel te boeken met internetaansluiting in de hotelkamer. Ben je een Mac gebruiker, vergeet dan niet de aparte aansluiting voor je internetkabel.

Plan extra vrije tijd in voor een break
Ook jij als ondernemer kunt niet 7 dagen per week fulltime beschikbaar zijn voor je klanten. Ga je op zakenreis naar een warm land? Zorg dan dat je er 1 of 2 extra dagen bij plant waarin je niets hoeft te doen. Het is de perfecte methode om tot rust te komen en wellicht iets mee te pikken van de omgeving.

Neem een fijn boek mee
Hoewel je hoofd er in eerste instantie niet naar staat, is het slim om een boek mee te nemen op reis. Daarmee zorg je voor de perfecte afleiding en ben je niet voortdurend alleen maar met je business bezig. Lees een stuk in het vliegtuig of voor het slapengaan om even wat rust te creëren.

Draag belangrijke gegevens altijd bij je
Er kan altijd iets gebeuren. Zorg daarom dat je belangrijke gegevens altijd bij de hand hebt. Als je bijvoorbeeld te maken krijgt met diefstal van je creditcard of bankpas, is het belangrijk dat je de juiste telefoonnummers op dat moment beschikbaar hebt. Zorg dat je het telefoonnummer van je reisverzekering en je bank altijd bij je hebt. Draag je zowel een creditcard als bankpas bij je, zorg dan dat je beiden op een andere plek bewaart. Zo heb je altijd geld achter de hand wanneer één van de twee gestolen wordt.

Laptop als handbagage
Wil je er zeker van zijn dat je laptop de reis overleeft? Neem deze dan als handbagage mee het vliegtuig in. Met de andere bagage wordt vaak redelijk ‘wild’ omgegaan en zo weet je zeker dat deze niet beschadigd raakt. Ook kun je zo nog even aan die laatste pitch of presentatie werken tijdens je vlucht. Steeds meer luchtvaartmaatschappijen bieden ook Wi-Fi aan op de vlucht. Vergeet vooral je oordopjes niet, zodat je lekker rustig en ongestoord kan werken zonder afgeleid te worden door omgevingsgeluiden. Daarnaast is het ook aan te raden om een andere tas mee te nemen dan je laptoptas. Wanneer je in het buitenland met je laptoptas onderweg bent, ben je een zichtbaar doelwit voor criminelen. Om dit risico te verkleinen kun je de laptop het beste in een wat minder zakelijke of opvallende tas dragen.

Flatscreen als tweede scherm
Niet altijd noodzakelijk, maar het kan zeker van pas komen. Moet je een congres voorbereiden of een presentatie geven dan is het soms wel makkelijk om te zien hoe je presentatie op groot scherm overkomt. Het is dan aan te raden om van te voren te informeren of er een flatscreen op de kamer aanwezig is. Vaak hoef je dan alleen een HDMI kabel mee te nemen, zodat je je laptop gemakkelijk op de televisie kan aansluiten. Op die manier heb je eigenlijk een tweede scherm waar je mee kan werken. Het is natuurlijk wel goed om te weten of de flatscreen een HDMI aansluiting heeft, controleer dit daarom van te voren indien je van plan bent daar gebruik van te maken.

Afbeelding: Unsplash