Uniglobe Westland Business Travel Privacyverklaring

Ingangsdatum: 25 mei 2018.

Uniglobe Westland Business Travel hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. UNIGLOBE Westland Business Travel houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Uniglobe Westland Business Travel zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Klanten en Leveranciers
Persoonsgegevens van klanten en leveranciers worden door Uniglobe Westland Business Travel verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Persoonsgegevens worden verwerkt t.b.v. het uitvoeren van en communiceren over de overeenkomst.
• Het verzorgen van reizen en reis gerelateerde vragen.
• Het maken van rapportages.
• Administratieve doeleinden.
• Versturen van informatiebrieven en magazine zowel fysiek als digitaal.

Het soort gegevens dat wij verzamelen is afhankelijk van de producten en diensten die u bij ons afneemt. Hieronder vindt u voorbeelden van persoonlijke gegevens die wij zoal verzamelen:

• Titels / Voorletters / Voornaam / Roepnaam / Tussenvoegsel / Achternaam (naam zoals in paspoort) / Geslacht / Geboortedatum / Geboorteplaats / Nationaliteit / Postadres enz.

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees
Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door Uniglobe Westland Business Travel verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Inschrijving via aanmeldformulier op Nieuwsbrief of mondelinge/schriftelijke toezegging aan medewerker UNIGLOBE Westland Business Travel. Met in acht neming dat uitschrijven altijd mogelijk is in de nieuwsbrief zelf.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Uniglobe Westland Business Travel  de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam: Voornaam, tussenvoegsel, Achternaam
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Uniglobe Westland Business Travel  opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men aangemeld is. Afmelding is altijd per direct mogelijk. Dit zal in het systeem genoteerd worden en niet meer gebruikt. Op verzoek kunnen deze persoonsgegevens ook in zijn geheel verwijderd worden.

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde
Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door UNIGLOBE Westland Business Travel verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Uniglobe Westland Business Travel  de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Bedrijfsnaam, functie
• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Uniglobe Westland Business Travel  opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde. Standaard blijven uw gegevens vervolgens geregistreerd met aantekening binnen de afgesproken termijn niet benaderd te willen worden; om herhaling van de activiteiten te voorkomen. Op verzoek kunt u uit het systeem verwijderd worden.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het uitvoeren van een reis;
• Het verzorgen van de internetomgeving;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het opslaan van uw gegevens Pci-dss compliant;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij zullen de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is of noodzakelijk is voor uitvoering van uw opdracht. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Buiten de EU
Wij verstrekken persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van uw reis. Omdat deze buiten de Europese Economische Ruimte vallen kan daar geen verantwoordelijkheid voor gedragen worden.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) in opdracht van een klant en gaan ervan uit dat de klant daarvoor schriftelijke toestemming heeft ontvangen van de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger, zodra de klant de persoonlijke gegevens aan ons doorgeeft.

Bewaartermijn
Uw persoonsgegevens worden door Uniglobe Westland Business Travel opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en), tenzij wij door wet of regelgeving verplicht zijn deze gegevens langer te bewaren.

Persoonlijke gegevens worden bewaard voor (mogelijke) herhalingsopdrachten (opbouwen reisprofiel) en mogelijke correspondentie m.b.t. de reis achteraf (zoals behandeling feedback relatie / derde partij en/of Uniglobe Westland Business Travel  m.b.t. de specifieke reis) en verplichte financiële administratie.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens UNIGLOBE Westland Business Travel van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen (tweestaps verificatie om op het netwerk aan te melden);
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Gebruik van cookies
Wij maken bij het aanbieden van onze elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden en om de werking van de website te optimaliseren. U kunt deze cookies uitzetten via uw browser.

Google Analytics
Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief onze Adwords advertenties bij Google zoekresultaatpagina’s zijn. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacy beleid van Google voor meer informatie. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.

Social Media
Op de website zijn knoppen opgenomen om informatie te kunnen delen of raadplegen via sociale netwerken. Deze knoppen worden gerealiseerd door code die wordt aangeleverd door de sociale netwerken zelf. Deze code plaatst kan onder meer een cookie plaatsen.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen

Uniglobe Westland Business Travel behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De aangepaste privacyverklaring zal worden gepubliceerd op onze website en de veranderingen gaan in op het moment van plaatsing.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens
Uniglobe Westland Business Travel

Jelle Tetteroo
Jogchem van der Houtweg 67, 2678 ZH De Lier

jelle@uniglobewestland.nl